Le rôle clé du juriste RGPD pour les startups ambitieuses

Le juriste RGPD est-il vraiment utile ? Mérite-t-il une place au sein de votre entreprise ?

Découvrez dans cet article : 

• Le rôle de conseil, d'information et de prévention du juriste RGPD ;
• Les responsabilités et les missions du juriste RGPD ;
• La collaboration entre le juriste RGPD et les équipes ;
• Les avantages de faire appel à un avocat RGPD pour votre startup.

Prêt à découvrir ce métier et à l’intégrer aux équipes ? 

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Rôle du juriste RGPD dans les startups

Le juriste RGPD n’est pas un “empêcheur” de projet. Associé en amont, son rôle est bel et bien de protéger l’entreprise contre elle-même ! Alors, laissez-lui la chance de prouver les bienfaits de son expertise.

Importance du juriste RGPD pour les startups

La compliance RGPD devient un sujet de plus en plus central si vous traitez une grande volumétrie de données ou si vous manipulez régulièrement des données sensibles. 

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Les startups peuvent réellement compter sur lui pour 3 raisons : 

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• Conformité réglementaire : le RGPD impose des règles strictes concernant la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles. Un juriste spécialisé aide la start-up à se conformer à ces règles, évitant ainsi des sanctions de la CNIL ou bien encore l’engagement de sa responsabilité ;

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• Gestion des risques : un juriste RGPD aide à identifier et à gérer les risques juridiques, financiers et réputationnels associés à la mauvaise utilisation des données personnelles ;

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• Confiance des utilisateurs : les utilisateurs sont de plus en plus attentifs au devenir de leurs données. Mettre en place correctement l’exercice de leurs droits, les informer et demander leur consentement est incontournable pour créer une relation de confiance avec vos visiteurs, vos prospects et vos clients.

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Compétences et qualifications d’un juriste RGPD

Le métier de juriste RGPD allie les compétences en : 

• Droit numérique : maîtrise du RGPD, des enjeux de la cybersécurité, de l’open data, des questions de droit relatives aux NTIC ;

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• Normes internationales : en matière de protection des données, lors d’échanges transfrontaliers, le juriste RGPD doit avoir la connaissance du niveau de protection des données des pays tiers ;

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• Connaissance technique : compréhension des systèmes informatiques, des bases de données et des processus de cryptage, pour évaluer et conseiller sur les mesures techniques de protection des données ;

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• Rédaction : capacité à rédiger et à analyser des documents juridiques ;

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• Droit des affaires : le RGPD est une matière vivante qui doit être intégrée à chaque contrat commercial, partenarial, etc.

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Le juriste RGPD est généralement titulaire d’un Master II. Le plus souvent, il a reçu une formation spécialisée en droit du numérique, en droit des affaires et en propriété intellectuelle.

Responsabilités et missions du juriste RGPD

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Gestion de la conformité et de la protection des données

Le juriste RGPD peut endosser le rôle de gardien des données. À ce titre, son but est d’avoir une vision exhaustive des données personnelles et de leur exploitation : 

• Audit RGPD. Il consiste à analyser l’état de conformité de votre startup et identifier les zones à risque. Cela aboutit généralement à l’élaboration d’un plan qui liste, classe et priorise les actions à mettre en place avec les équipes.

• Registre des activités de traitement. Ce document est un outil de recensement et d'analyse pour assurer la conformité avec le RGPD. Il doit fournir une image fidèle des processus de traitement des données personnelles pour les différentes activités de l’entreprise : prospection et vente, marketing, partenariats, RH, etc.

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• Vérification de la conformité RGPD des sous-traitants. Il peut s’agir des outils ou des prestataires avec lesquels vous travaillez. Le juriste s’assure notamment que les sous-traitants prennent toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour répondre aux prescriptions du RGPD ;
• Mise en place d’un process interne en cas d’exercice des droits par les utilisateurs (droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, et d'opposition au traitement). L’utilisateur doit être capable d'identifier facilement les bonnes personnes à contacter ;
• Acculturation de l’entreprise au principe de privacy by design. Ce concept suggère que la protection de la vie privée et la conformité doivent être prises en compte lors de la conception et du développement des produits et services. Le juriste RGPD doit donc être associé en amont à tous les projets de l’entreprise.
• Formation et implication des équipes. Le RGPD n’est pas l’affaire que du seul juriste. Vous l’avez compris, ce droit est tourné vers l’opérationnel. Par conséquent, il concerne tous les collaborateurs qui utilisent, au quotidien, des données personnelles dans le cadre de leur mission.

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Documentation et contrats RGPD

Le juriste RGPD peut aussi centraliser toutes les preuves des mesures prises par la start-up en matière de conformité. En cas de contrôle, la traçabilité des actions menées est essentielle.

• Registre des activités de traitement. Nous en avons parlé précédemment, ce document décrit toutes les activités de traitement des données personnelles effectuées au sein de la structure, y compris le but du traitement, les catégories de données traitées, et les destinataires des données. Il s'agit d’un incontournable !

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• Politique de confidentialité. Ce document explique comment une entreprise ou une organisation collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des utilisateurs ;

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• Clauses contractuelles types RGPD (CCT). Ce sont des  contrats qui permettent d’encadrer la relation entre le responsable de traitement et son sous-traitant ;

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• Analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) pour les traitements susceptibles d'engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes ;

• Encadrement des transferts de données hors de l'Union européenne (notamment, les clauses contractuelles types, les BCR et certifications).

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Collaboration entre le juriste RGPD et les équipes

Pour être tout à fait honnête, le RGPD est souvent perçu comme une contrainte supplémentaire pour les équipes. Le juriste RGPD aura donc un travail de lobbying à mener.

Critères de sélection pour un juriste RGPD efficace au sein des équipes

Un bon juriste RGPD se distingue bien sûr par ses compétences juridiques, mais également par 3 soft skills :  

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• Capacité d'analyse et de synthèse. Le RGPD est une réglementation qui nécessite une lecture régulière des guides rédigés par la CNIL. La plus-value du juriste ? En restituer l’essence même avec des directives actionnables.

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• Esprit d’équipe. Sa mission est d’inculquer les bonnes pratiques RGPD et ce, sur le long terme. Dialoguer, comprendre le terrain, sensibiliser, apprendre à faire des feedbacks sont autant de compétences humaines à posséder.

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• Gestion de projet. Le RGPD est un chantier immense qui concerne toutes les activités de l’entreprise. De ce fait, il doit savoir mener de front plusieurs projets, savoir les prioriser et identifier rapidement quels sont les acteurs clés de l’entreprise.

Intégration et collaboration avec les équipes existantes

• Au lancement d’un nouveau projet ou service. Le juriste RGPD peut collaborer avec vous dès le stade de la conception des produits et des services (Privacy by Design).

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• Ressources humaines (RH). Le service RH gère des informations sensibles telles que les données personnelles des employés, leurs dossiers médicaux, les informations sur les salaires, etc. Le juriste vérifiera que ces données soient traitées de manière sécurisée et conforme.

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• Informatique. Le juriste RGPD pourra par exemple mettre en place un protocole pour la gestion des demandes d’accès ou un guide pour vérifier la qualité RGPD des API ou autres logiciels.

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• Marketing. Tracker les utilisateurs et récupérer de la donnée, c’est le cœur même de ces métiers. A l’aide du juriste, le service marketing doit s'assurer que le consentement est obtenu de manière conforme pour les activités de marketing, notamment pour l'envoi de courriels, newsletters, etc.

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Pas encore de juriste RGPD dans votre start-up ? 

Vous pensez qu’embaucher un juriste RGPD est prématuré ? Vous pouvez toujours externaliser cette compétence en faisant appel à nous !

Atouts de l’avocat RGPD

Avoir un avocat RGPD à vos côtés présente des avantages significatifs pour votre startup comme : 

• une expertise pointue. Un avocat RGPD peut capitaliser sur l’ensemble de ses expériences pour vous délivrer des recommandations au plus proche de vos besoins et de vos priorités business ;

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• une flexibilité réelle. Selon la taille et/ou le domaine d’expertise de votre start-up, embaucher un juriste RGPD à temps plein n’est parfois pas justifié.

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• un point de vue extérieur salutaire. Faire appel à un tiers est la meilleure façon d’avoir une analyse objective de votre situation et de repérer plus facilement les actions prioritaires à mettre en place.

Bold, votre avocat RGPD

Chez Bold, nous parlons votre langue. Nous accompagnons régulièrement de start-ups ou des projets innovants.

Nous sommes convaincus que le RGPD n’est pas un frein, mais une nécessité à prendre en compte pour la pérennité de votre entreprise. Nous intervenons donc en tant que juriste RGPD : 

• en amont, dans l’optique de respecter le principe du privacy by design ;
• pendant le développement de votre activité ;
• a postériori, en cas de contrôle de la CNIL.