Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) occupe une place de plus en plus cruciale dans le monde des affaires. En effet, il énonce des obligations aux entreprises sur la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles.
Concrètement ? Vous devez engager des process pour vous mettre en conformité sous peine de sanctions. Découvrez dans cet article, les exigences auxquelles vous devez inévitablement vous soumettre.
Présentation du RGPD
Entré en vigueur en 2018, le RGPD encadre le traitement des données personnelles de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne (UE). Il a pour leitmotiv, le respect de trois objectifs majeurs :
- le renforcement des droits des personnes ;
- la responsabilisation des acteurs traitant des données ;
- la régulation des autorités de protection des données.
Sont concernées par cette réglementation les “données personnelles”, à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée (nom, prénom, etc.) ou identifiable (adresse, numéro, identifiant, etc.).
Pourquoi le RGPD est essentiel pour les entreprises ?
Au-delà du fait que la mise en conformité est une obligation à laquelle vous ne pouvez échapper, voici les trois avantages insoupçonnés du RGPD pour votre entreprise :
- Amélioration de la qualité de votre base de données prospects/clients grâce au recueil du consentement ou bien encore l’exercice des droits : vos équipes commerciales et marketing pourront ainsi améliorer la performance de l’acquisition clients en évitant de perdre du temps avec les prospects non qualifiés.
- Confiance des utilisateurs grâce au devoir de loyauté et de transparence qui vous est imposé : une réelle gouvernance RGPD est une preuve de respect envers les utilisateurs sur laquelle vous pouvez communiquer pour améliorer votre image de marque.
- protection de votre activité économique grâce à l’obligation de sécuriser les données personnelles : les cyberattaques coûtent très chers aux entreprises. Vols de fichiers, piratage, rançon, autant de pratiques malveillantes contre lesquelles vous pouvez d’ores et déjà vous protéger.
Comprendre les principes RGPD
Portée et application
Le RGPD s’applique aux entreprises, quels que soient leur fonction et leur degré d’autonomie dans le traitement des données. En somme, que vous soyez responsable de traitement (décideur) ou sous-traitant (exécution pour le compte d’un responsable de traitement), vous êtes soumis aux prescriptions du RGPD.
Par ailleurs, toutes les entreprises établies sur le territoire de l’UE, ainsi que les filiales, sont naturellement assujetties à cette réglementation. Quid, si votre entreprise a son siège social à l’étranger ? Le RGPD a pensé à tout puisque les entités établies en dehors de l’UE proposant des biens ou des services sur le territoire de l’UE tombent encore une fois sous la coupe de la réglementation !
Les principes RGPD à respecter
- Le principe de finalité : enregistrement et utilisation des informations des personnes physiques dans un but spécifique, légal et légitime ;
- Le principe de sécurité et de confidentialité : sécurisation des informations détenues et accès aux informations aux seules personnes autorisées ;
- Le principe d'une durée de conservation limitée : durée de conservation fixée en fonction de la finalité du traitement et du type d’information ;
- Le principe de proportionnalité et de pertinence : pertinence et nécessité des informations enregistrées au regard de la finalité du traitement ;
Les conséquences juridiques et économiques de la non-conformité
En cas de violation des règles du RGPD, l’entreprise s’expose à différentes sanctions. Elles sont prononcées en fonction de la gravité de la violation.
- Sanctions administratives parmi lesquelles une injonction de se mettre en conformité assortie d'une astreinte de 100 000 euros maximum par jour de retard, une limitation temporaire ou définitive du traitement, son interdiction ou le retrait d'une autorisation ou la plus connue d’entre elle, une amende administrative pouvant aller jusqu’à 10 millions d'euros ou 2% du chiffre d'affaires annuel mondial de la société. Pour les manquements les plus graves, ce montant peut s'élever jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial.
- Sanctions pénales : le fait de collecter des données à caractère personnel par un moyen frauduleux, déloyal ou illicite est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 euros d'amende.
- Sanction en termes d’image et de réputation : la CNIL peut diffuser un document officiel détaillant la violation et le montant de l’amende, dans le cadre des procédures de sanction.
Comment un avocat expert en RGPD peut-il vous aider ?
- Audit RGPD en procédant à la cartographie des données ;
- Plan d’action RGPD qui peut inclure la création d’un registre des traitements, la mise en conformité des dispositifs de collecte des données, la sécurisation des contrats, la mise en place des mentions légales RGPD, etc. ;
- Formation pour sensibiliser tous les collaborateurs et inculquer une culture RGPD à l’ensemble de l’entreprise ;
- Rédaction des documents légaux : politique de gestion des cookies, politique de confidentialité, formulaires de collecte de données personnelles, etc. ;
- Procéder aux analyses d’impact (AIPD) ;
- Négocier et échanger avec la CNIL en cas de contrôle.
