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Locaux professionnels : comprendre tous les contrats de location

Tu cherches des locaux, soit pour t'installer en début d'activité soit pour trouver un espace plus grand, et tu te heurtes à des contrats de bail : en général, tu peux toujours trouver des moyens d'adapter les contrats à ta situation, mais avec les baux, on est beaucoup moins flexible qu'avec tout autre type de contrat.

Depuis la pandémie de Covid-19, les entrepreneurs et leurs salariés ont pu découvrir de nouveaux lieux de travail, par le biais du télétravail par exemple. Ainsi chez Bold, on a pu voir des clients souhaiter laisser leur bail commercial (dont la durée est de 9 ans) pour s'installer dans des espaces de coworking, prendre des baux avec une durée plus courte parce que les salariés étaient en full remote, ou pour des raisons financières par exemple.

Le Covid-19 a pu confirmer l'idée selon laquelle le bail commercial n'est pas forcément le bail le plus propice pour toutes les startups, mais que d'autres types de baux peuvent être parfois plus adaptés.

Par exemple, alors que le bail de référence était traditionnellement le bail commercial, le contrat de prestation de services apparaît de plus en plus comme une alternative intéressante pour les entrepreneurs.

C'est donc super important de connaître tous les contrats qui sont mis à ta disposition, pour pouvoir s'adapter et répondre aux nouveaux enjeux de l'organisation du travail depuis le début de la pandémie.

Ce qui est certain, c'est que tous les entrepreneurs connaissent le contrat de bail de référence : le bail commercial. Ces mêmes entrepreneurs disent connaitre le bail commercial en disant les trois chiffres clés, qui sont le "3 - 6 - 9". Sauf que ce que beaucoup ne savent pas, c'est que ce contrat n'est pas forcément adapté aux startups en fonction de leur stade d'avancement.

Un cas qu'on voit souvent chez Bold est le suivant : Hello Bold, je t'écris car j'ai trouvé des nouveaux locaux et le bailleur voudrait qu'on signe d'ici lundi soir.

Ici, il existe plusieurs problèmes :

  • le premier : bien évidemment ce mail est envoyé un vendredi 😂
  • le second qui est le plus important : c'est que ce client est déjà dans un bail commercial et qu'il ne peut pas lâcher son bail comme il le veut

C'est là que la triste vérité arrive : on appelle le client pour lui demander son bail actuel, et on voit qu'il faut - comme toujours en bail commercial - respecter un préavis de six mois qu'on ne peut lancer que pour le terme de chaque période de trois ans.

A ce stade, la seule solution est le plus souvent de dire au client de contacter directement le bailleur pour tenter de trouver une résolution amiable.

Morale de l'histoire : il est important de comprendre comment chaque contrat fonctionne et lequel est le plus adapté à ta situation, en fonction de tes besoins.

C'est pour cela que dans cet article, nous allons passer en revue les contrats en allant du moins contraignant et donc moins protecteur, au plus contraignant donc plus protecteur.

1. Les contrats à proscrire

Commençons par les baux auxquels tu ne peux tout simplement pas prétendre. Le bail d'habitation, le bail professionnel et le bail mixte : c'est la tentation du début d'histoire, quand on démarre à peine son projet, qu'on n'a pas encore investi dans des vrais locaux

Le problème, c'est qu'en tant que startup, tu ne peux pas souscrire au bail d'habitation, au bail professionnel ou au bail mixte parce qu'ils ne sont pas destinés aux activités commerciales. Ces baux sont uniquement prévus pour les professions libérales et les usages non-professionnels.

Ici, la fausse bonne idée serait par exemple de vouloir louer un chalet pour tes salariés en guise de lieu de télétravail - par l'intermédiaire d'un bail d'habitation.

Pour autant et parce que la loi n'est pas si mal faite, il reste possible de démarrer le début de ton activité depuis chez toi, à la condition que :

  • tu exerces en société (ce qui est une condition obligatoire pour tous les contrats évoqués dans cet article),
  • que tu sois le dirigeant de cette société ; et
  • à la condition d'en informer le syndicat de copropriété ou le propriétaire des locaux (par LRAR).

La limite c'est que tu devras avoir modifié le siège social de la société dans les 5 ans à compter de sa création, sinon ta société sera tout simplement radiée.

Autre méga fausse bonne idée : exercer ton activité depuis chez toi dans la durée de 5 ans ET faire travailler un salarié depuis chez toi en concluant un contrat d'habitation ou professionnel ou mixte. C'est juste impossible, même si c'est l'amour de ta vie.

Dans le cas de l'arrivée d'un salarié, le bon réflexe est alors de :

  • soit penser à rejoindre un incubateur et ainsi profiter de leurs locaux,
  • soit passer par le contrat de mise à disposition de bureaux.

2. La mise à disposition de bureaux / le coworking

Maintenant que tu sais ce que tu dois éviter, commençons notre liste des différents contrats auxquels tu peux prétendre, avec le plus simple et le plus flexible : la mise à disposition de locaux sous forme de prestation de services ou contrat de mise à disposition de bureaux - très souvent lié à un espace de coworking.

C'est le contrat par excellence pour les entrepreneurs qui sont en début d'activité et qui ont besoin d'équipements autres que les bureaux (imprimante, service courrier etc) afin d'être le plus flexible possible.

Il s'agit en effet d'une alternative au bail commercial puisque grâce au système du coworking, les entrepreneurs ont la possibilité de louer une partie d'un local commercial ou encore de louer un espace dans un incubateur.

Ces contrats peuvent être conclus en peu de temps, juste en remplissant un formulaire sur le site de l'espace de coworking.

L'objectif est alors de réduire les charges locatives, et plus largement, de ne pas être contraint d'appliquer la réglementation des baux commerciaux.

Quand tu signes ce type de contrat, voilà ce qu'il faut vérifier :

1. Naturellement, l'adresse de domiciliation.

2. L'usage précis du local par l'entreprise qui disposera de l'espace de coworking

3. Le montant du loyer.

4. Le détail des prestations, les charges (eau, électricité...)

Et attention : le service fourni doit être suffisamment significatif. En effet :

  • l'espace de coworking ne peut pas être une simple boite aux lettres ;
  • pour ce qui est du service fourni par l'espace de coworking, cela peut être la mise à disposition d'un ordinateur et d'internet, d'une photocopieuse qui fait également imprimante, mais aussi la gestion du courrier, service de ménage, l'accès à des fournitures de bureaux, etc....

Ces services doivent être réellement fournis par l'espace de coworking, puisqu'ils constituent l'essence même de ce type de contrat. Si ce n’est pas le cas, il y a de fortes chances que le contrat soit requalifié en bail commercial, ce qui peut être très contraignant car l'entrepreneur sera bloqué pendant trois ans et le bailleur pendant neuf ans.

5. Ce contrat doit contenir les modalités de résiliation. En l'occurrence, tu as deux options:

  • soit le contrat à durée déterminée : pas de résiliation possible avant l'échéance sauf accord des parties. Il s'agit du type de contrat le plus fréquent, car il assure une stabilité au gestionnaire de l'espace de coworking;
  • soit le contrat à durée indéterminée : résiliation unilatérale possible et délai de préavis prévu dans le contrat. Ce type de contrat est moins fréquent, mais reste le plus avantageux pour l'entrepreneur, qui pourra mettre fin à ce contrat quand il le voudra.

De notre côté, nous constatons en pratique que ces contrats sont souvent très courts, et que la majeure partie des dispositions contractuelles se trouvent dans les conditions générales (et autrement dit, souvent un document en police 2, en 2 colonnes, 2 pages et 2 fois moins lisible).

Ces conditions générales sont souvent signées trop rapidement alors qu'elles sont régulièrement déséquilibrées en faveur de l'espace de coworking.

A titre d'exemple :

  • si le contrat est à durée indéterminée ou à durée déterminée avec une tacite reconduction : le préavis de résiliation est souvent très long (6 mois alors que le contrat est généralement d'une année avec une tacite reconduction), ou
  • si le contrat est à durée déterminée et que l'entrepreneur occupant les lieux souhaite les quitter avant le terme, il devra payer toutes les mensualités jusqu'à l'échéance, voire verser une pénalité en plus d'avoir réglé la totalité des mensualités jusqu'au terme.

6. Enfin, attention aux clauses qui seraient déséquilibrées ou trop défavorables pour toi.

Une clause que nous voyons très souvent est celle où l'entrepreneur doit prendre à sa charge toutes les réparations, alors même qu'elles ne relèveraient pas de sa responsabilité.

Autre exemple de clause : l'exclusion de responsabilité de l'espace de coworking : il est très souvent indiqué dans le contrat que l'entrepreneur ne pourra en aucun cas agir contre l'espace de coworking, ou réclamer des dommages et intérêts pour tout préjudice subi, y compris s'il ne peut pas utiliser les locaux pour une raison quelconque.

Pour éviter de tomber dans ces travers, il faut négocier ces conditions générales le plus tôt possible pour remettre ce contrat à l'équilibre, en s'inspirant des clauses classiques applicables aux baux commerciaux qui sont plus protectrices pour le locataire.

Ce contrat est adapté dans la phase de début de développement de ta startup, car la flexibilité est primordiale.

Passons maintenant aux contrats suivants qui sont les contrats de sous-location et au bail dérogatoire, que nous appellerons ici les "baux de secours"

3. Les "Les baux de secours"

Les contrats dont nous allons parler maintenant sont des types de contrats qui peuvent être utilisés dans des situations bien précises. En pratique, on les utilise surtout dans deux cas :

  • 1er cas : l'entrepreneur est dans un bail commercial, mais très rapidement il n'a plus les moyens de payer le loyer alors qu'il est lié par le bail jusqu'à la fin de la période triennale. Ou encore l'entrepreneur est dans un bail commercial, mais les locaux loués sont trop petits car sa société a grossi trop vite et il n'a pas envie de se pérenniser dans un tel espace.

Il voudrait donc sous-louer le bail à une autre personne jusqu'au terme de la période triennale, et de son côté conclure un bail dérogatoire pour d'autres locaux le temps de retomber sur ses pattes ; puis soit poursuivre le bail commercial initial, soit le rompre au bout de la période triennale ;

  • 2nd cas : l'entrepreneur a trouvé le local de ses rêves, mais qui ne sera disponible que l'année suivante (pour cause de travaux, occupation du bien etc.). En attendant cet entrepreneur choisit de sous-louer ou de louer temporairement d'autres locaux, le temps de la libération du local de rêve car il a besoin de trouver une solution de repli le temps que celui-ci soit disponible

Deux solutions s'offrent à cet entrepreneur pour la location temporaire de plus ou moins courte durée : la sous-location et le bail dérogatoire.

Premier bail de secours : la sous location

La sous location consiste à louer tout ou partie d'un local déjà loué par un bailleur à un locataire (que nous appellerons le locataire principal), soit par le biais de la sous-location totale, soit par le biais de la sous-location partielle si l'entrepreneur souhaite ne louer qu'une partie des locaux, selon ses besoins.

Cette solution apporte une certaine flexibilité, mais reste soumise par définition aux conditions du contrat de location principal - qui doit impérativement autoriser la sous location.

Il faudra éventuellement demander aussi directement au bailleur son autorisation. En effet, son autorisation et sa participation au contrat de sous-location sont des conditions cumulatives pour la validité du contrat.

On a d'ailleurs pu voir en pratique que si le bailleur n'a pas été prévenu, il peut mettre fin au bail principal pour faute du locataire principal, et lui demander des dommages et intérêts pour réparation du préjudice subi.

Bien évidemment, il faut reprendre toutes les mentions principales d'un contrat de bail classique (comme par exemple la description et l'affectation du local loué, le montant du loyer, la durée, la répartition des charges entre le locataire et sous-locataire etc.), et surtout préciser l'articulation des obligations entre la location principale et la sous location !

Enfin si le contrat de bail principal est rompu, la sous location meurt avec lui. Mais si le bail est renouvelé, la sous location repartira de plus belle.

→ Ici, le plus important est de garder en tête que :

  • le bailleur c'est comme la reine mère : il ne faut rien lui cacher car si elle apprend qu'une sous-location est faite dans son dos (soit par ta faute, soit par celle du locataire principal), elle va tout casser ;
  • le locataire principal c'est comme ton petit frère ou ta petite soeur : il faut être sûr qu'il respecte ses obligations vis-à-vis du bailleur principal car en cas de faute de sa part, ça peut te retomber dessus (vu que c'est toi qui occupes les locaux) et c'est toi qui paieras les pots cassés.

Deuxième bail de secours : le bail dérogatoire ou bail précaire

Il s'agit d'un contrat de location très flexible mais vraiment adapté aux locations de courte durée.

Attention : il ne faut pas confondre le bail dérogatoire ou bail précaire avec la convention d'occupation précaire.

La convention d'occupation précaire est un accord d'occupation des lieux autorisé en raison de circonstances exceptionnelles et pour une durée qui s'arrêtera lorsqu'un élément indépendant de la volonté des parties interviendra (destruction de l'immeuble par exemple).

Cela n'a évidemment rien à voir avec le bail dérogatoire ou précaire.

Pour ce qui est du bail dérogatoire, sa durée est de maximum 3 ans, sachant que tu peux faire plusieurs baux dérogatoires de moins de 3 ans, tant qu'au total tu ne dépasses pas cette durée.

Là aussi il faut faire attention : si à la fin d'un bail dérogatoire de 3 ans, ou de plusieurs baux dérogatoires sur 3 ans, ni toi ni le bailleur ne réagissez, le contrat sera automatiquement requalifié en bail commercial, et vous serez à nouveau engagés sur au moins 3 ans pour toi et 9 pour ton bailleur.

Il est donc vivement conseillé d'inscrire dans son agenda des rappels pour ne pas oublier la date de fin de contrat.

Sinon, le reste du contrat est relativement libre et peu règlementé : toi et ton bailleur pouvez décider d'à peu près ce que vous voulez dans le contrat, tant que vous respectez les conditions de durée, et que vous précisez que vous ne soumettez pas le contrat aux règles des baux commerciaux.

A titre d'exemple, nous conseillons très régulièrement d'indiquer dans le contrat que la durée du bail dérogatoire ne sera susceptible d'aucune reconduction et expirera à telle date, même si aucune des parties ne soulève la fin du contrat à cette date. En d'autres termes, même si les parties oublient la date de fin, le contrat prendra tout de même fin.

A défaut de cette précision dans le contrat et si les parties ne réagissent pas au terme du bail dérogatoire, ce bail sera requalifié automatiquement en bail commercial à compter du lendemain de la date du terme du bail dérogatoire.

Comme tu l'auras compris, ces deux contrats sont des solutions utiles quand tu as besoin d'espaces supplémentaires mais uniquement temporairement, ou si tu souhaites régulièrement changer de locaux !

4. Le bail commercial

Pour finir, passons au contrat que tout le monde connait sans finalement vraiment le connaitre : le bail commercial

C'est le bail de référence en matière de location commerciale. C'est donc le plus encadré, le plus règlementé et le plus protecteur pour toi en tant que locataire. Il fonctionne sur un modèle 3-6-9.

En pratique, cela veut dire que tu signes pour 9 ans, le bailleur est engagé sur toute la durée du bail mais toi tu peux résilier à chaque échéance triennale.

Deux remarques :

  1. Attention : en tant que locataire si tu souhaites résilier le bail à l'une des échéances triennales, tu devras le faire savoir au bailleur au minimum 6 mois à l'avance - pour que ce dernier ait le temps de trouver un nouveau locataire. Si tu déposes ton préavis moins de 6 mois avant le terme d'une période triennale, il ne sera pas valable et tu repartiras sur trois ans !
  2. Par exception, le bailleur peut utiliser la résiliation triennale dans des cas bien particuliers, qui sont en lien avec la réalisation de travaux sur l'immeuble.

Concernant le loyer :

  • il peut avoir une partie fixe et une partie variable, avec une clause recette qui permet au bailleur de fixer le prix du loyer en fonction du chiffre d'affaires du preneur
  • il est librement fixé par les parties (d'après la valeur locative du bien) ;
  • cependant, sa révision est encadrée (et plafonnée) par l'application d'un indice national et public si elle n'est pas contractuellement prévue. Dans ce cas, la révision se fera tous les trois ans à la demande du bailleur ou du locataire, et ce sans avoir besoin de prévoir les modalités de révision dans le bail ;
  • la révision du loyer peut être aussi prévue contractuellement, avec la mise en place d'une clause d'échelle mobile : cette clause permet l'indexation du loyer - sur la variation de l'indice prévu dans le contrat et à une périodicité convenue entre les parties. Cette périodicité est souvent à échéance annuelle et elle ouvre droit à une révision automatique du loyer en cours de bail
  • Et dans certains cas (surtout quand il s'agit d'un local vacant), le bailleur pourra exiger qu'en plus du loyer tu lui règles dès le départ une somme d'argent, c'est ce qu'on appelle le droit d'entrée ou pas de porte. Ce pas de porte peut être exigé par le bailleur :

- à titre de supplément de loyer pour anticiper les augmentations de loyer encadrées par l'indice national et/ou ;

- à titre d'indemnité en contrepartie d'avantages commerciaux accordés par le bailleur.

Ce pas de porte n'est pas un dépôt de garantie, et n'est pas remboursé à la fin du bail.

En plus du loyer, tu seras aussi redevable en tant que locataire des dépenses d'entretien et des réparations courantes (car elles sont considérées comme étant liées à l'occupation des locaux, qui sont par exemple les dépenses courantes d'eau, gaz et électricité etc.) mais aussi de certains impôts tels que la taxe foncière ou les impôts, taxes et redevances liées à l'usage du local ou de l'immeuble.

→ Attention car cette obligation de supporter les charges et impôts doit être prévue dans le contrat. Si ce n'est pas le cas, ce sera au bailleur de payer.

Sinon, car le bail commercial c'est trèèèèèèès long, ton contrat doit, quoiqu'il arrive, contenir notamment les clauses suivantes :

  • la destination du local, c'est-à-dire l'activité que tu vas exercer ;
  • l'état des lieux d'entrée et de sortie ;
  • le dépôt de garantie ;
  • les travaux réalisés au cours du bail, avec une distinction entre les grosses réparations imputables au bailleur et les autres réparations (d'embellissement notamment) imputables au preneur ;
  • les obligations classiques des parties :
  • obligation de délivrance, d'entretien, de jouissance paisible etc... pour le bailleur ; et
  • obligation de payer, d'usage normal du local etc. pour le preneur
  • la cession et la sous-location, qui sont en principe interdites par la loi mais peuvent être prévues dans le contrat (c'est la sous-location dont on parlait plus haut)
  • l'extinction du bail commercial avec la possibilité de renouveler le bail, la possibilité de mettre fin au bail ou encore l'application d'une indemnité d'éviction si le bailleur met fin au bail.

Si tu es encore là, tu l'auras compris : le bail commercial est plus contraignant que les autres contrats, mais il est beaucoup plus protecteur et sécurisant pour toi.

Conclusion

Tu as pu voir que tu disposais une palette de contrats selon tes besoins et selon la vie de ta société.

Nous avons pensé qu'il était nécessaire de faire un point sur ces différents contrats car nous avons constaté que, très souvent, les entrepreneurs commençaient leur vie entrepreneuriale en choisissant le mauvais contrat et concluaient :

  • soit un bail d'habitation, un bail professionnel ou un bail mixte alors que c'est interdit,
  • soit un bail commercial, mais ils sont alors bloqués dans la case prison du Monopoly pendant au minimum trois ans.

Or, nous espérons que tu l'as compris maintenant : savoir choisir le bon contrat au bon moment de ton développement et en fonction de tes besoins / de ton activité est essentiel.

En d'autres termes :

  • si tu sens que tu as besoin d'être flexible et de changer rapidement, il vaut mieux conclure soit un contrat de prestation de services (pour être en espace de coworking), soit un contrat de sous-location, soit un bail dérogatoire ;
  • si tu sens que tu es posé et que tu as envie de t'installer (et que tu sais que c'est parti pour durer), tu peux te lancer dans un bail commercial.

Enfin, il nous a semblé très important de te faire découvrir ou te rappeler quels sont tes droits et obligations en fonction de chaque contrat, afin de ne pas tomber dans les pièges de ces contrats et dans des contentieux coûteux.

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