Data Act : comprendre le nouveau droit au changement de fournisseur

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Le Data Act modifie les règles applicables aux contrats deservices numériques et encadre désormais le changement de fournisseur. Unclient doit pouvoir partir, changer de prestataire, migrer ses données... etles contrats doivent désormais l'anticiper.

Cet article se concentre sur l'un des effets notables durèglement : la résiliation des contrats à durée déterminée lorsqu'un clientsouhaite changer de fournisseur.

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Les points clés

• Les mécanismes prévus par le Data Act créent une possibilité de résiliation anticipée, même dans les contrats à durée déterminée, mais elle est encadrée.

• Le texte ne prévoit pas de droit général de résiliation, mais un mécanisme de changement de fournisseur qui, une fois achevé, entraîne la résiliation du contrat.

• Les contrats à durée déterminée restent valables, mais les fournisseurs doivent permettre cette résiliation anticipée pour changement de fournisseur, ce qui implique une obligation de rembourser les montants prépayés non utilisés à la date de résiliation (incidence sur l'ARR).

• Jusqu'au 12 janvier 2027, des frais correspondant aux coûts directement liés au processus de changement de fournisseur peuvent être facturés. Après cette date, de tels frais ne pourront plus être appliqués.

• Des pénalités de résiliation anticipée peuvent être prévues, mais elles ne doivent pas reconstituer un obstacle au changement de fournisseur. Par exemple, si un client paie 500 €/mois et qu'il reste 10 mois d'engagement, lui réclamer 5 000 € serait vraisemblablement jugé excessif. À l'inverse, si le client a bénéficié d'une réduction en s'engageant sur 24 mois, la pénalité pourrait correspondre au montant de cette réduction sur la période d'utilisation effective.

• Certaines exceptions sont prévues pour les services numériques développés sur-mesure ou encore les services en phase de test, sous réserve que les critères en soient remplis.

Pour aller plus dans le détail

Le déclencheur : le changement de fournisseur

Le Data Act pose comme principe que tout fournisseur de services de type SaaS, IaaS ou PaaS doit supprimer tous les obstacles - commerciaux, techniques, juridiques ou organisationnels - au changement de fournisseur par son client.

Le changement de fournisseur couvre différentes hypothèses :

• Le passage à un autre fournisseur du même type de service

• La migration sur les propres serveurs du client

• Le recours simultané à plusieurs fournisseurs

Le client peut initier le changement de fournisseur avec un préavis qui ne peut pas dépasser deux mois, même en cas d'engagement ferme sur une durée déterminée.

⚠️ Attention : il ne peut pas s'agir d'une résiliation pour convenance. L'élément déclencheur est le changement effectif de fournisseur ou le passage à une infrastructure sur site.

Exceptions :

• Les modalités sont adaptées pour les services sur-mesure, c’est-à-dire les services dont la majorité des caractéristiques principales ont été conçues sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques d'un client particulier. Notamment : il est alors possible de prévoir des frais pour changement de fournisseur, même après le 12 janvier 2027.

• Les dispositions sur le changement de fournisseur ne s'appliquent pas aux services en phase de test, c’est-à-dire les services fournis uniquement comme version non destinée à la production, à des fins d'essai et d'évaluation, pour une durée limitée (par exemple une beta fermée ou un proof of concept sur une version non déployée du service).

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Le processus

Le Data Act prévoit un processus très encadré, qui se déploie en quatre étapes.

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1. Délai de préavis (2 mois maximum)

C'est le délai entre le moment où le client notifie sa volonté de changer de fournisseur et le début effectif du transfert. Durant cette période, le contrat se poursuit normalement.

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2. Période transitoire (30 jours maximum en principe)

Après l'expiration du préavis s'ouvre la "période transitoire", durant laquelle la migration doit avoir lieu. Cette période ne peut excéder 30 jours calendaires.
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Deux exceptions à la durée de 30 jours :

• Côté fournisseur : si ce délai est techniquement impossible, le fournisseur doit en informer le client dans les quatorze jours ouvrables suivant la demande de changement. Il doit alors proposer une période transitoire alternative, n'excédant pas sept mois.

• Côté client : il est possible de prolonger la période transitoire une seule fois, pour une durée que le client juge plus appropriée à ses besoins.

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Durant cette période transitoire :

• Le contrat se poursuit ;

• Le fournisseur doit fournir une assistance et maintenir la continuité des services ;

• La sécurité des données transférées doit être garantie ;

• Le portage des données exportables (données d'entrée/sortie et métadonnées) et des actifs numériques (applications, configurations, droits d'accès) doit être assuré.

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3. Fin du contrat

La résiliation intervient :

• Soit au moment où le processus de changement est achevé avec succès (changement de fournisseur ou passage à une infrastructure sur site) ;

• Soit au terme du délai de préavis de 2 mois, si le client souhaite uniquement effacer ses données sans migration.

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4. Période de récupération des données (30 jours minimum)

Une fois le processus achevé, le client dispose d'une période de trente jours calendaires minimum pendant laquelle il peut encore récupérer ses données. À l'issue de ce délai, le fournisseur doit garantir l'effacement intégral de toutes les données exportables et actifs numériques du client.

Les frais et pénalités

Frais de changement de fournisseur

À partir du 12 janvier 2027, les frais de changement de fournisseur, y compris les frais de transfert des données, seront complètement supprimés.

Jusqu'au 12 janvier 2027, des frais de changement peuvent encore être facturés, mais ils ne peuvent excéder les coûts directement supportés pour réaliser l'opération de changement demandée.

Par exemple, un fournisseur pourrait facturer les heures de travail technique nécessaires à la préparation des scripts de migration et les coûts de stockage temporaire engagés pour l'opération à condition que ces frais correspondent à des dépenses réelles et documentées.

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Services supplémentaires

Si le client demande des services allant au-delà des obligations du Data Act, ceux-ci peuvent être facturés séparément (sur acceptation préalable d'un devis).

Par exemple, la création de scripts personnalisés pour convertir des fichiers dans un format propriétaire utilisé par le futur prestataire n'est pas incluse dans les obligations légales et peut faire l'objet d'une facturation spécifique.

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Pénalités de résiliation anticipée

Des pénalités de résiliation anticipée proportionnées peuvent être prévues pour compenser la rupture d'un contrat à durée déterminée.

⚠️ Important : ces pénalités ne doivent pas constituer un obstacle financier au changement de fournisseur. Elles ne peuvent donc pas couvrir la totalité des revenus restants dus.

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En revanche, elles peuvent correspondre, par exemple :

• Aux coûts incompressibles engagés et non récupérables (par exemple : capacités d'hébergement dédiées et non résiliables)

• Au remboursement d'une réduction accordée en contrepartie d'un engagement à long terme

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Exemple : un client bénéficie d'une réduction en contrepartie d'un engagement de 24 mois. Au bout de 10 mois, il souhaite changer de fournisseur.

• Le fournisseur ne peut pas exiger le paiement des 14 mois restants ;

• Le fournisseur peut exiger le remboursement de l'avantage tarifaire dont le client a bénéficié.

Impact sur les contrats

Pour les fournisseurs de services SaaS, IaaS ou PaaS :

• Les modèles de contrats doivent être adaptés pour intégrer ce droit au changement de fournisseur, le processus et les pénalités associées.

• Des obligations de transparence doivent être implémentées, notamment la mise en place d'un registre en ligne décrivant les structures de données, les formats et les normes utilisées pour les données exportables.

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Pour les clients utilisateurs de ces services :

• Un nouveau levier de négociation existe désormais dans les contrats.

• Les conditions de sortie doivent être clairement définies dès la signature.

• Les délais et modalités de récupération des données sont désormais encadrés par la loi.

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Conclusion

Le Data Act oblige les entreprises à repenser la fin de leurs contrats de services numériques en permettant à leurs clients de changer de fournisseur sans obstacle.

Cela suppose d'encadrer contractuellement le préavis, la période transitoire, la fin effective du contrat, la récupération des données et surtout les éventuelles pénalités applicables, avec des clauses lisibles et opérationnelles.

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