L’organisation du départ en congés de vos salarié·es

Les beaux jours approchent et, avec eux, les premières demandes de vacances de vos salarié·es. Pour éviter que la gestion des départs ne devienne un casse-tête organisationnel, une anticipation rigoureuse est votre meilleure alliée.

Entre les obligations légales (comme les 10 jours ouvrés continus en période estivale ), les spécificités de votre convention collective et les délais de prévenance à respecter, il est facile de s'y perdre.

Vous souhaitez piloter cette période sereinement tout en restant en conformité ? Découvrez dans notre article le calendrier idéal et les étapes clés pour organiser les congés de votre équipe sans stress.

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Tout d’abord, un petit reminder :

• Nombre de jours de congés annuels : 25 jours ouvrés, c’est-à-dire 30 jours ouvrables,
• Congé principal : 20 jours ouvrés (4 semaines),
• 10 jours ouvrés continus (2 semaines) doivent obligatoirement être pris pendant la période du 1er mai au 31 octobre.

S’agissant du départ en congés des salarié·es, le législateur impose un certain nombre de délais à respecter.

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Étape 1 : Fixer la période de prise des congés

• Si votre convention collective définit la période de prise des congés :
• Soit vous respectez les modalités prévues ;
• Soit vous décidez de fixer des modalités différentes par accord d’entreprise. Pour ça, appelez BOLD 😉.

A défaut de période de congés fixée par votre convention collective ou par un accord d’entreprise, vous pouvez la fixer de façon unilatérale, après consultation du CSE – s’il existe. Pour rappel, consultation ne signifie pas obtention de l’accord.

La période de prise des congés fixée devra obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. Elle peut toutefois être plus large.

Pour information, Syntec prévoit que la période de prise des congés payés est au maximum de 13 mois.

Par conséquent, si vous dépendez de cette convention collective, la période de prise des congés doit obligatoirement s’étendre du 1er mai au 31 octobre mais ne pourra pas dépasser 13 mois.

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Étape 2 : Informer vos salarié·es de la période de prise des congés

Les salarié·es doivent être informé·es de la période de prise des congés payés au minimum 2 mois avant le début de cette période.

A titre d’exemple, si la période de prise de congés fixée dans votre société est du 1er mai au 31 octobre, il conviendra de prévenir les salarié·es au plus tard le 1er mars.

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Etape 3 : Fixer l’ordre des départs en congés

Vous devrez enfin fixer l’ordre des départs en congés.

Pour ce faire, en l’absence de dispositions spécifiques dans votre convention collective, il est en pratique habituel d’interroger vos salarié·es sur leurs desideratas. Les critères relatifs à la situation de famille, l’ancienneté, l’activité chez un ou plusieurs employeurs doivent également être pris en compte.

A titre d’exemple, deux salariés d’un même service ont demandé à partir la dernière semaine de juillet, mais un seul peut partir afin d’assurer une continuité de l’activité. L’un a deux enfants et 5 ans d’ancienneté, l’autre cumule son activité avec un autre emploi et a 7 ans d’ancienneté.

Si vous avez fixé comme critères d’ordre des départs : l’ancienneté, la situation familiale puis le cumul d’activités, le salarié qui a 7 ans d’ancienneté sera prioritaire, même s’il n’a pas d’enfants.

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Sachez que dès lors qu’il·elle·s travaillent dans la même entreprise, les salarié·es conjoint·es ou partenaires lié·es par un pacte civil de solidarité ont droit à un congé simultané.

Si vous avez un CSE, vous devez le consulter sur les critères d’ordre des départs en congé.

Pour finir, vous devez informer chaque salarié·e de l’ordre des départs au plus tard 1 mois avant leur départ. En pratique, cela correspond à la communication d’une note à chaque salarié·e par tout moyen.

A titre d’exemple, pour un salarié partant en congés le 1er juillet, il conviendra de l’informer au plus tard le 1er juin.

Pour information, Syntec prévoit que l’ordre des départs en congés doit être porté à la connaissance des salarié·es 2 mois avant leur départ.

Au-delà des aspects légaux et conventionnels, il est souhaitable d'anticiper, dans la mesure du possible, la fixation des dates de congés payés afin d'en faciliter l'organisation.

Attention, il est impossible d’obliger les salarié·es à prendre des congés à des dates précises sauf en cas de fermeture de l’entreprise.

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Le cas particulier de la fermeture de la société

Si vous le souhaitez, vous pouvez fermer votre société, sans avoir à solliciter l’accord des salarié·es.

Attention, certaines conventions collectives prévoient une procédure particulière à respecter en amont. Par exemple, Syntec prévoit que la fermeture doit être annoncée au plus tard le 1er mars de chaque année dès lors que la période de fermeture doit être située entre le 1er mai et le 31 octobre. Si la fermeture est en dehors de cette période, Syntec précise que vous devez les informer 2 mois avant.

Si votre convention collective ne prévoit rien, vous devez en tout état de cause informer vos salarié·es sur la période de fermeture au moins 1 mois en amont.

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Calendrier indicatif

Courant février

En l'absence de dispositions conventionnelles fixant la période de prise des congés payés : consulter le CSE s’il existe.

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Avant le 1er mars

Informer les salarié·es de la période de prise des congés par le biais d'un affichage classique ou sur l’intranet de l’entreprise.

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Courant mars

Questionner les salarié·es sur leurs desideratas en matière de congés payés (tout du moins pour le congé obligatoire de 10 jours ouvrés continus).

En l’absence de dispositions conventionnelles, déterminer des critères d’ordre de départ en congés et consulter le CSE s’il existe.

Nous vous recommandons de mettre en place un process encadré (type : demande via le logiciel de paie). A défaut, le risque est qu’un·e salarié·e invoque une demande faite au détour d’une conversation qui n'aurait pas été enregistrée.

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1er avril ou un mois avant les premiers départs

Communication de l’ordre des départs à chaque salarié·e, si des départs sont déjà prévus en mai.

Dans le cas contraire, la communication peut être retardée, en veillant à respecter au minimum le délai d’1 mois par rapport aux premiers départs.

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Pour en savoir plus sur les congés payés, n’hésitez pas à contacter BOLD 😊

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